Que son los Gastos de Representación?

También denominados por algunos como Gastos para Relaciones Públicas son aquellos valores que se le entregan al trabajador para que pueda desarrollar ciertas labores de protocolo comercial, por ejemplo, para invitar al posible cliente a un café, una cena, etc.

Una cuestión previa que conviene aclarar es la diferencia entre “gastos de representación” y “gastos de viaje”.

Gastos de viaje: como su propio nombre indica, son los gastos ocasionados por motivo de un viaje de trabajo ordenado por la empresa con la finalidad de cubrir los gastos de manutención, alojamiento o desplazamientos necesarios.

Gastos de representación: están destinados a representar a la empresa ante clientes o proveedores. Hacen referencia a las relaciones públicas, generalmente llevadas a cabo por los trabajadores, administradores, directivos o altos cargos de la compañía, con intención de recibir un beneficio comercial o empresarial futuro. El objetivo fundamental es mejorar la imagen de la empresa y de los profesionales que en ella trabajan.

Es cierto que en ambos casos se pueden incluir los gastos de comidas, los hoteles o los desplazamientos, motivo por el cual existe tanta confusión. No es lo mismo cuando el empleado va a un restaurante a comer porque se ha desplazado para realizar un trabajo fuera de su comunidad autónoma, que cuando invita a comer a unos posibles clientes con la finalidad de captarles.

En primer lugar, es preciso determinar si este tipo de pagos se pueden considerar como salario.

Según el código sustantivo del trabajo, artículo 130, los gastos de representación no constituyen salario, por tanto no tienen como finalidad remunerar al trabajador ni incrementar su patrimonio, sino el compensar los gastos y erogaciones incurridas por el trabajador para poder desarrollar cabalmente sus funciones.

Es natural que los pagos por gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo, etc., no deban formar parte del salario, toda vez que no son ingresos que vaya a incrementar el patrimonio del trabajador, puesto que sólo son una especie de reembolso de lo que el empleado debió gastar para poder desarrollar su actividad labora

Al no constituir salario, los gastos de representación efectivamente no forman parte de la base para el cálculo y pago de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Por tal motivo, la LISR

En el CAPÍTULO II DE LAS DEDUCCIONES

SECCIÓN I DE LAS DEDUCCIONES EN GENERAL

Nos dice en su artículo 28. Fracción IV

que no serán deducibles los gastos de representación.

El error más común de un empleador, es denominar erradamente algunos pagos que realiza al trabajador como gastos de representación o viáticos, creyendo que no son salario, cuando realmente lo son, error puede conllevar a millonarias demandas.

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